Interne Prozessbegleitung

Aufgaben und Rollen des Prozessbegleiters

Der Prozessbegleiter ist der Experte für Zusammenarbeit, Kommunikation und Konfliktbewältigung und beherrscht darüber hinaus die Methoden der Moderation und des strukturierten Problemlösens.

Er hilft den Mitarbeitern bei ihren ersten Schritten auf dem Weg in die neue Organisationsstruktur. D.h. er regt zunächst eine Auseinandersetzung mit den Hoffnungen und Befürchtungen der Mitarbeiter an, die einer konstruktiven Arbeit zu Grunde liegt. In der Folge leitet er die gemeinsame Diskussion zur Ausarbeitung passender Absprachen für die Zusammenarbeit, unterstützt bei der Bewältigung auftretender Konflikte und vermittelt wenn nötig zwischen Mitarbeitern und Vorgesetzten.

Immer wieder ist der Prozessbegleiter auch als Motivator gefragt, wenn im Rahmen des Veränderungsprozesses die unvermeidlichen Probleme auftreten. Häufig kommt ihm auch die Aufgabe zu, Informationen an die Mitarbeiter weiterzugeben. ‚Ganz nebenbei‘ vermittelt er dabei die Methoden von Moderation und Problemlösen. Natürlich sind bei der Umsetzung betrieblicher Veränderung in besonderem Maße die Vorgesetzten gefragt, die Veränderung durch Diskussionsbereitschaft, umfassende Information, Rückendeckung bei Verbesserungsvorschlägen, aber auch durch klare Vorgaben voranzubringen. Der Prozessbegleiter soll keineswegs zum Ersatz-Vorgesetzten werden, sondern er unterstützt den Vorgesetzten bei den sogenannten ‚weichen Faktoren‘, also beim Aufbau von sozialen Kompetenzen, bei der Teamentwicklung sowie bei der Konfliktbewältigung. Hier sind viele Vorgesetzte nicht nur zeitlich und fachlich überfordert, sondern gerade weil sie Vorgesetzte sind, nicht der richtige Ansprechpartner. Eine neutrale Person, die nicht in der Hierarchie steht, hat einen deutlich besseren Zugang, offen und unbelastet mit den Leuten zu sprechen und, wenn nötig, den Kontakt zwischen Führungskraft und Mitarbeitern zu fördern.

 

Vorteile interner Prozessbegleitung

Den Verbesserungsprozess durch interne Mitarbeiter in Gang zu bringen, zu unterstützen und zu verankern, hat folgende Vorteile gegenüber externer Prozessbegleitung durch Berater:

• Interne Prozessbegleiter sind vor Ort im Unternehmen und somit leichter verfügbar als externe Berater. Sie sind deshalb direkt ansprechbar, können bei Bedarf unmittelbar reagieren und den Teams aktuell konkrete Hilfestellung leisten.
• Interne Prozessbegleiter kennen die Struktur und die Abläufe im Unternehmen sowie die Unternehmenskultur und informelle Kommunikationskanäle. Dadurch können sie die richtigen Personen zu einem Problem zielsicher zusammenbringen und für schnellen Informationsfluss an der richtigen Stelle sorgen.
• Prozessbegleiter als „Frühwarnsystem“ können auf Grund ihres engen Kontaktes zu Mitarbeitern verschiedener Ebenen und ihrer direkten Ansprechbarkeit frühzeitig Probleme und Konflikte erkennen.
• Interne Prozessbegleiter sind auch dann noch verfügbar, wenn der Einführungsprozess abgeschlossen ist und die externen Berater ihre Arbeit beendet haben. Die Prozessbegleiter können durch ihre kontinuierliche Arbeit dem „Versanden" von Verbesserungen im Alltagsgeschäft stetig entgegenwirken, da sie im Unternehmen Kompetenz aufgebaut haben, die auch bei weiteren Veränderungsprojekten genutzt werden kann.
• Der Einsatz der internen Prozessbegleiter ist kostengünstiger als die Arbeit externer Trainer; der Kostenaufwand für die Initiierung der Verbesserungsprozesse wird reduziert.