Teamtools

Wirkungsvolle Instrumente für den Teamerfolg

Teams brauchen neben den richtigen Rahmenbedingungen auch wirkungsvolle Instrumente, um sich selbst zu steuern und weiterzuentwickeln.

Teamvereinbarung

Die Teamvereinbarung ist ein Instrument, mit deren Hilfe die Aufgaben und Kompetenzen des Teams klar definiert werden. Im Rahmen der Teamentwicklung verschieben sich Aufgaben und Zuständigkeiten zwischen Vorgesetzten und Teammitgliedern. Daher ist es notwendig, neue Verantwortlichkeiten so festzulegen, dass eindeutig ist, wer sich worum in Zukunft kümmert. Der Verantwortungsrahmen (wenn nötig auch Budgetfragen und zeitliche Rahmenbedingungen) muss eindeutig festgelegt werden. Neben den Teamaufgaben und dem Teamverantwortungsbereich können auch Einzelverantwortungen bestimmt werden. Wichtig ist, dass die Abstimmung über die Verteilung der Aufgaben und Kompetenzen im Einverständnis beider Seiten, d. h. Team und Vorgesetzten, geschieht.

Die Teamvereinbarung soll helfen Orientierung für Handlungsspielräume zu geben, Vertrauen zu stärken, die Qualifikation zu verbessern, Transparenz über Kompetenzen zu erhöhen, abgesprochene Vereinbarungen auch einzuhalten, den Autonomiegrad des Teams durch die Übernahme von Verantwortung zu erhöhen.

In einem gemeinsamen Teamvereinbarungsgespräch können die beiderseitigen Vorstellungen präsentiert und aufeinander abgestimmt. Das Ergebnis der Abstimmung ist eine schriftlich festgehaltene Teamvereinbarung, die von beiden Seiten unterschrieben wird. In einer Teamvereinbarung können viele Aufgaben- und Kompetenzbereiche definiert werden.

Mögliche Inhalte einer Teamvereinbarung

Planung
z. B. Auftragsplanung, Personal- und Zeitplanung, Arbeitsplatzgestaltung

Qualifizierung
 z. B. Ermitteln des Trainingsbedarfs, Lehrlingsbetreuung, Organisation von Schulungen

Kommunikation
z. B. Beschaffen und Weitergeben von Informationen, Teamgespräche

Qualität
z. B. Bearbeiten von Reklamationen, KVP, Terminvereinbarung, Optimieren von Arbeitsabläufen

Nebentätigkeiten
z. B. Verwalten von Betriebsmitteln und Materialien

Ordnung und Sauberkeit
z. B. Zuständigkeiten, Reinigungszyklen


Teamgespräche

Die regelmässige Durchführung von Teamgesprächen ist eines der wichtigsten Mittel, um die Kommunikation mit und innerhalb des Teams sicherzustellen. Ziel eines jeden Teamgesprächs ist es, dass die Teammitglieder mit oder ohne den Vorgesetzten gemeinsam die Themengebiete Ziele, Weiterentwicklung des Teams, Auf- und Ausbau von Know-how, Verbesserungen und Abarbeitung der Aufgaben besprechen.

Grundsätze eines effektiven Teamgespräches:

  • Die Teamgespräche finden regelmässig statt (mindestens einmal pro Monat).
  • Es gibt einen Aktivitätenplan und/oder ein Protokoll.
  • Teammitglieder sind verpflichtet an den Teamgesprächen teilzunehmen.
  • Es gibt eine klare Struktur für die Durchführung der Teamgespräche.


Spielregeln

Spielregeln sind ein sinnvolles Hilfsmittel, um in einem Team ein besseres Arbeiten, weniger Konflikte und ein konstruktives und harmonisches Miteinander zu erreichen. Teams sollten ihre Spielregeln selbst entwickeln und alle Teammitglieder sollten die Spielregeln akzeptieren. Empfehlenswert ist, die Spielregeln schriftlich niederzulegen und gut sichtbar auszuhängen. Mögliche Spielregeln sind

  • Wir akzeptieren uns gegenseitig.
  • Wir wollen ehrlich miteinander umgehen.
  • Störungen haben Vorrang.
  • Wir hören einander zu und lassen uns ausreden.
  • Jede Meinung in unserem Team ist gleichwertig.


Qualifikationsmatrix

Um Transparenz über den Qualifizierungsbedarf der einzelnen Teammitglieder zu schaffen, wird häufig eine Quali-Matrix verwendet. Dieses Instrument gibt einen klaren Überblick über den aktuellen Know-how-Stand der einzelnen Teammitglieder und welche Qualifikationen nötig sind für die Erfüllung der Aufgabe. Hieraus kann der Schulungsbedarf abgeleitet werden.

Die für das Team relevanten Fähigkeiten sowie deren Ausprägung müssen vor der Erhebung des Ist-Zustandes genau bestimmt werden, so dass Klarheit darüber besteht, welche Tätigkeiten in welcher Qualität beherrscht werden müssen. Diese Soll-Analyse kann dabei nicht nur fachliche Kompetenzen beinhalten, sondern auch methodische oder soziale Fähigkeiten, z.B. Umgang mit Kunden.

Nachdem die Fähigkeiten und deren angestrebter Beherrschungsgrad bestimmt wurden, wird ermittelt, welche Qualifikationen in welcher Ausprägung vorhanden sind. Der aktuelle Qualifikationsstand der einzelnen Teammitglieder kann dabei auf verschiedene Arten, wie z.B. im Rahmen eines Mitarbeitergesprächs, erhoben werden. Die Erhebung des Ist-Zustandes stellt klar dar, welcher Mitarbeiter in welchem Bereich geschult werden muss. Nachdem der Qualifizierungsbedarf bestimmt ist, wird der Schulungsbedarf festgelegt.